avril 19, 2024

Formation : Devenir Assistant Archiviste

 

 

 

Vous n’êtes pas un spécialiste de l’archivage, pourtant la gestion des archives vous a été confiée.

Rendez vous sur la formation « Gérer les archives sans être archiviste » pour y voir clair parmi les normes, supports, modes de classement et organiser efficacement votre système d’archivage.

Objectifs

Décrypter les outils et les procédures d’archivage
Identifier les différents supports de stockage
Analyser les obligations légales de la gestion des archives

Pré-requis

Travailler dans un service de documentation / d’archives ou être en charge de la gestion des archives

Cibles

Toute personne amenée à gérer des archives (or dossiers patients dans le cadre d’archives hospitalières)

Ateliers pratiques permettent aux participants de repartir de la formation avec des outils immédiatement utilisables : un bordereau de versement, un tableau de gestion type, des délais de conservation bien identifiés.

Contenus de la formation

Découvrir l’archivage : métier et contexte réglementaire

Que veut dire archiver ?

Identifier les documents dont on aura besoin demain
Conserver les archives dans le temps
Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

Découvrir les archives

Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

La chaîne de traitement archivistique

Evaluer les documents
Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
Archives et documentation
Original et copie
Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

Législation et réglementation

Archives publiques et archives privées
Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques

Connaître les procédures et outils de l’archivage

Le versement

Le bordereau de versement
La qualité du versement
Le rôle de l’archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes

La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations

La sélection des éliminables : règles à respecter
Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement

Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

Organiser un projet d’archivage

Créer des outils adaptés

Le tableau de gestion
Les durées de conservation (DUA)
Le plan de classement
Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

Les locaux d’archivage
Vocabulaire et règles d’organisation
Estimer le volume d’archives
Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement

Les locaux et le choix du matériel
Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

 

INSCRIPTION

Prix 350 000

Formations ont lieu chaque semaine

Durée: 2 semaines

sogesti@gmail.com

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