Vous n’êtes pas un spécialiste de l’archivage, pourtant la gestion des archives vous a été confiée.
Rendez vous sur la formation « Gérer les archives sans être archiviste » pour y voir clair parmi les normes, supports, modes de classement et organiser efficacement votre système d’archivage.
Objectifs
Décrypter les outils et les procédures d’archivage
Identifier les différents supports de stockage
Analyser les obligations légales de la gestion des archives
Pré-requis
Travailler dans un service de documentation / d’archives ou être en charge de la gestion des archives
Cibles
Toute personne amenée à gérer des archives (or dossiers patients dans le cadre d’archives hospitalières)
Ateliers pratiques permettent aux participants de repartir de la formation avec des outils immédiatement utilisables : un bordereau de versement, un tableau de gestion type, des délais de conservation bien identifiés.
Contenus de la formation
Découvrir l’archivage : métier et contexte réglementaire
Que veut dire archiver ?
Identifier les documents dont on aura besoin demain
Conserver les archives dans le temps
Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage
Découvrir les archives
Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables
La chaîne de traitement archivistique
Evaluer les documents
Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
Archives et documentation
Original et copie
Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives
Législation et réglementation
Archives publiques et archives privées
Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques
Connaître les procédures et outils de l’archivage
Le versement
Le bordereau de versement
La qualité du versement
Le rôle de l’archiviste et des correspondants archives
Les communications internes et externes
La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité
Les éliminations
La sélection des éliminables : règles à respecter
Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
Les destructions : comment et par qui ?
Atelier : réaliser un bordereau de versement
Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination
Organiser un projet d’archivage
Créer des outils adaptés
Le tableau de gestion
Les durées de conservation (DUA)
Le plan de classement
Inventaire et récolement
Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)
Les locaux d’archivage
Vocabulaire et règles d’organisation
Estimer le volume d’archives
Récolement de l’existant documentaire
Conditionnement et rangement
Les locaux et le choix du matériel
Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux
INSCRIPTION
Prix 350 000
Formations ont lieu chaque semaine
Durée: 2 semaines
sogesti@gmail.com
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